Sådan skriver du det perfekte autosvar til din mail, mens du er på ferie
Drømmer du om en sekretær, der passer indbakken, mens du er på ferie? Et godt autosvar, der sikrer at dine kunder og samarbejdspartnere får de oplysninger og den hjælp de har brug for, mens du er væk, er vigtig, så du med ro i sindet kan slappe af på din ferie.
Tekst Camilla Kikkenberg
Drømmer du om ferie på en øde ø uden forbindelse til internettet – men er bange for, hvordan indbakken ser ud, når du kommer tilbage?
Står ferien for døren? Så husk at sætte et godt autosvar på din mail, inden du drager afsted, så du med ro i maven kan koncentrere dig om at koble af og lade op.
Med en automatisk svarbesked, der passer indbakken, mens du er væk, kan du trygt læne dig tilbage, nyde ferien og slappe heeeeelt af i vished om, at dine kunder og kolleger stadig får den hjælp, de har brug for.
Her får du en guide, der hjælper dig med at lade indbakken passe sig selv, mens du drager afsted mod ferieeventyr med ro i maven, fordi du har fået sat det perfekte autosvar op.
God fornøjelse og nyd ferien!
HVORDAN SIKRER JEG MIG, AT INDBAKKEN IKKE GÅR AMOK, MENS JEG ER VÆK?
1. Sæt det perfekte autosvar til at passe din mail, mens du er på ferie, så du kan glemme alt om indbakken. Et godt autosvar sikrer at dine kunder og kollegaer får de oplysninger og den hjælp de har brug for, mens du er væk, så du med ro i sindet kan glemme alt om arbejde.
2. Sørg for at blokere kalenderen første dag tilbage efter ferien, så du ingen møder har og istedet kan bruge dagen på at akklimatisere til kontoret, og læse og rydde ud i de mails der er kommet, mens du var væk.
GUIDE TIL AT SKRIVE DET BEDSTE AUTOSVAR TIL DIN MAIL, MENS DU ER PÅ FERIE
Emne: Start med at angive, at du er væk fra kontoret på grund af ferie. Brug et venligt og engagerende emne for at fange modtagerens opmærksomhed.
Personlig hilsen: Begynd din besked med en personlig hilsen til modtageren. Brug deres navn for at skabe en mere personlig forbindelse.
Tak: Udtryk taknemmelighed for modtagerens e-mail og vis, at du værdsætter deres kontakt.
Informér om fravær: Tydeligt angiv de datoer, hvor du ikke er tilgængelig. Dette hjælper med at skabe realistiske forventninger til svarhastighed.
Alternativ kontakt: Hvis der er brug for øjeblikkelig assistance, skal du give oplysninger om en alternativ kontaktperson eller afdeling, som modtageren kan henvende sig til.
Links til ressourcer: Hvis der er en FAQ-sektion eller en vidensdatabase på virksomhedens hjemmeside, så inkluder et link til disse ressourcer, hvor modtageren kan finde svar på almindelige spørgsmål.
Udvis tålmodighed: Bed om modtagerens tålmodighed og forståelse vedrørende eventuelle forsinkede svar under din ferieperiode.
Afslutning: Afslut beskeden med en venlig og professionel afslutning, og tilbyd igen din taknemmelighed for modtagerens forståelse.
Signatur: Inkluder din fulde navn, din stilling eller titel samt navnet på din virksomhed eller organisation.
Test og juster: Inden du aktiverer autosvaret, skal du sørge for at teste det ved at sende en prøve-e-mail til dig selv for at sikre, at det ser korrekt ud og opfylder dine formål.
Husk altid at tilpasse autosvarbeskeden til din egen personlige stil og virksomhedens tone. Ved at følge disse retningslinjer kan du sikre, at dine kunder og kolleger får en professionel og hjælpsom besked, mens du er på ferie.
EKSEMPEL PÅ DET PERFEKTE AUTOSVAR
Emne: Væk fra kontoret: Nyder ferien!
Kære [Modtagers navn],
Tak for din e-mail! Lige nu slapper jeg af og nyder min velfortjente ferie på en strand med en tropisk drink i hånden.
For at sikre, at du får den bedst mulige service, har jeg oprettet denne automatiske svarbesked for at holde dig opdateret, mens jeg er væk.
Din e-mail er vigtig for mig, og jeg vil svare dig, så snart jeg vender tilbage den [dato]. I mellemtiden har jeg nogle forslag til at hjælpe dig:
1. Vigtige anliggender: Hvis din henvendelse kræver øjeblikkelig opmærksomhed, bedes du kontakte [alternativ kontaktperson eller afdeling] på [kontaktinformation].
2. Ofte stillede spørgsmål: Du kan finde svar på almindelige spørgsmål i vores FAQ-sektion på vores hjemmeside [webside/link].
3. Tak for tålmodigheden: Jeg beder om din forståelse og tålmodighed vedrørende eventuelle forsinkede svar i løbet af min ferie.
Jeg ser frem til at vende tilbage og hjælpe dig så hurtigt som muligt. Rigtig god dag!
Venlig hilsen,
[Dit navn]
[Din stilling/titel]
[Firma/organisationens navn]
Produkter du måske kan lide…
Vil du læse mere?
